สารภาพกันตรงๆว่า หัวข้อนี้เป็นอีกเรื่องที่มีคนถามมาบ่อยมากๆ ตั้งแต่ผมเปิดเพจ TAXBugnoms แรกๆ จนถึงทุกวันนี้ เลยถือโอกาสเขียนบทความที่เกี่ยวข้องกับแนวคิดเรื่องนี้ทั้งหมดให้อ่านกันครับ

ใครบ้างที่ต้องหักค่าใช้จ่ายจริงในการคำนวณภาษี?

เริ่มต้นจากตรงนี้ก่อนละกันครับ การหักค่าใช้จ่ายจริงในการคำนวณภาษีนั้น สามารถใช้กับบุคคลธรรมดาและนิติบุคคล โดยทั้งสองกลุ่มต้องมีเงื่อนไขดังนี้ ถึงจะหักค่าใช้จ่ายได้

1. บุคคลธรรมดาที่มีเงินได้ประเภทที่ 5 – 8 ที่สามารถเลือกหักค่าใช้จ่ายจริงได้ และบุคคลธรรมดาที่มีเงินได้ประเภทที่ 8 ที่กฎหมายไม่ได้ให้ทางเลือกในการหักค่าใช้จ่ายแบบเหมาไว้

2. นิติบุคคลที่ต้องเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลจากกำไรสุทธิ ต้องใช้ค่าใช้จ่ายจริงในการคำนวณภาษี โดยมีเงื่อนไขว่าต้องเป็นค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการและไม่เป็นค่าใช้จ่ายต้องห้ามตามหลักของกฎหมาย (มาตรา 65 ตรี)

อย่างไรก็ดี แนวทางการหักค่าใช้จ่ายจริงของนิติบุคคลนั้น จะต้องเป็นไปตามหลักการของกฎหมายที่ให้ไว้ นั่นคือ เรื่องของค่าใช้จ่ายต้องห้าม ในขณะที่ถ้ามองมาฝั่งของบุคคลธรรมดากันบ้าง กฎหมายไม่ได้ระบุชัดเจนไว้แบบไหน แต่ให้กรอบกว้างๆไว้ 4 หัวข้อตามนี้ครับ (อ้างอิงจากบทความ : สรุปครบ!! เทคนิคและวิธีหักค่าใช้จ่ายจริงในการคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา)

1. ต้องเป็นค่าใช้จ่ายตามปกติและเกี่ยวข้องกับการทำธุรกิจ หรือประเภทเงินได้ที่ได้มา เช่น ถ้าหากทำธุรกิจให้เช่าห้องพัก แต่ขอหักค่าใช้จ่ายในการจ้างพริตตี้ แบบนี้ไม่น่าจะเกี่ยวกันครับผม หรือ ขายของออนไลน์ แต่เอารายจ่ายค่าเทอมลูกมาหัก แบบนี้ก็ชักจะไม่ไหวแล้วนะ

2. มีจำนวนที่สมควรและเหมาะสมกับกิจการ คือ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นต้องไม่ได้มากเกินจำเป็น มันควรจะอยู่บนพื้นฐานของธุรกิจนั่นคือยังต้องมีกำไรจากการทำงานอยู่ ไม่ใช่ว่าจะมีแต่รายจ่ายเยอะๆเพียงอย่างเดียว

3. ไม่เป็นรายจ่ายที่กฎหมายห้ามมิให้หักเป็นรายจ่าย การเลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริง หรือที่กฎหมายเรียกว่าตามจำเป็นและสมควรนั้น มีข้อกำหนดให้คำนวณค่าใช้จ่ายตามมาตรา 65 ทวิ และมาตรา 65 ตรี โดยอนุโลม ซึ่งเป็นหลักการคำนวณกำไรสุทธิของนิติบุคคล (ตามมาตรา 8 และ 8 ทวิของพระราชกฤษฏีกาฉบับที่ 11)

ถ้าสังเกตตรงข้อ 3 นี้จะเป็นส่วนที่เชื่อมโยงกันระหว่าง บุคคลธรรมดา และ นิติบุคคล นั่นคือ ต้องมีหลักการคิดคำนวณภาษีเงินได้ที่เหมือนกันนั่นเอง ดังนั้นถ้าหากใครที่เป็นบุคคลธรรมดาและต้องการหักค่าใช้จ่ายจริง สิ่งที่คุณต้องทำคือ ศึกษาแนวทางการหักค่าใช้จ่าย และ เริ่มตั้งคำถามต่อไปด้วยว่า เราควรจะจดบริษัทเพื่อเป็นนิติบุคคลดีไหม? ในเมื่อต้องทำเหมือนกันอยู่แล้ว

4. ต้องมีหลักฐานให้ตรวจสอบได้อย่าลืมว่าตอนที่ยื่นภาษี เราจะยื่นยังไงก็ได้เพราะโตแล้ว (ไม่ใช่ เพราะกฎหมายเขาให้ประเมินตัวเองต่างหาก) แต่ถ้าพี่สรรพากรสงสัยเมื่อไร เขาถึงจะมาตรวจสอบเรา (เป็นอำนาจของพี่เขาที่หลายคนหวาดกลัวกันมาก) ดังนั้นตรงนี้คือสิ่งสำคัญอีกเรื่องที่ต้องใส่ใจ นั่นคือ หลักฐานที่ใช้เป็นรายจ่ายครับ

ผมขออธิบา่ยเชื่อมโยงตรงนี้อีกนิดหนึ่งละกันครับ การหักค่าใช้จ่ายตรงนี้จะไปสอดคล้องกับกฎหมายของนิติบุคคลที่อยู่ในมาตรา 65 ตรี (18) เหมือนกัน นั่นคือ รายจ่ายที่พิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับ ไม่สามารถเป็นหลักฐานรายจ่ายทางภาษีได้

ถ้าเรากลับมามองในวิธีการคำนวณภาษีเงินได้อีกสักที ไม่ว่าจะเป็นบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคล สิ่งที่สำคัญที่สุด คือ การพิสูจน์หลักฐานที่ว่านี้นั่นเอง และ สิ่งที่สำคัญกว่าคือ เราจะหาหลักฐานมาได้ยังไง ? เพราะในความเป็นจริงบางครั้งจ่ายเงินซื้อสินค้าไป หรือจ่ายค่าบริการต่างๆ ไม่มีใครเคยจะออกหลักฐานให้ หรือพอขอหลักฐานไปก็บอกว่าไม่มี ยิ่งมีเรื่องของการตรวจสอบบัญชีธนาคารเข้ามา ยิ่งทำให้หลายคนกลัวที่จะออกหลักฐานให้ และพยายามหนีออกไปนอกระบบให้มากที่สุดแทน

วิธีสร้างหลักฐานค่าใช้จ่ายที่ถูกต้อง
ที่สามารถใช้เป็นรายจ่ายทางภาษีและไม่มีปัญหากับสรรพากร

ก่อนที่จะอ่านต่อไปนี้ พรี่หนอมขอออกตัวนะครับว่า เรื่องทั้งหมดนี้เขียนจากประสบการณ์ในการทำงานและอยากชี้แจงข้อเท็จจริงหลายอย่างให้ทราบกัน เพราะว่า มันมีประเด็นที่หลายคนเข้าใจผิดเยอะ ซึ่งตรงนี้ก็ไม่รู้ว่ามีใครสอนแบบผิดๆไว้ หรือฟังต่อกันมา แต่เอาเป็นว่าทั้งหมดนี้เป็นวิธีการที่ผมมองว่าควรทำ ถ้าอยากได้หลักฐานค่าใช้จ่ายจริงในการคำนวณภาษีและไม่มีปัญหากับพี่สรรพากรละกันครับผม

ถ้าเริ่มต้น ผมอยากแนะนำให้อ่านเพิ่มเติมจากเอกสารที่กรมสรรพากรออกโดยตรง นั่นคือ คู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชี ที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ เพราะคู่มือนี้จะระบุไว้ชัดเจนว่า หลักฐานที่กรมสรรพากรให้ถือว่าเป็นรายจ่ายนั้น จะมีอยู่ 3 ประเภท คือ

1. ใบรับ หรือ ใบเสร็จรับเงิน ที่ผู้รับเงินเป็นผู้ออกให้ เอกสารนี้ถือว่าเป็นเอกสารที่มีความน่าเชื่อถือที่สุดครับ เพราะว่าเป็นหลักฐานที่ได้รับจากบุคคลภายนอก ไม่ได้จัดทำขึ้นเองจากภายในธุรกิจ ซึ่ง สิ่งที่จำเป็นต้องมีสำหรับหลักฐานใบรับ หรือ ใบเสร็จรับเงินที่ว่านี้ คือ ชื่อ และ ที่อยู่ของผู้ออกเอกสาร พร้อมรายละเอียดต่างๆที่เกี่ยวข้อง (จากหลักการที่ว่า ต้องพิสูจน์ผู้รับให้ได้นั่นเองครับ)

2. ใบสำคัญรับเงิน ที่มีหลักฐานลายเซ็นผู้รับเงิน โดยควรแนบสำเนาบัตรประชาชนที่ถูกต้องของผู้รับเงิน ตรงนี้เป็นเอกสารอีกฉบับที่กรมสรรพากรรองรับว่าเป็นหลักฐานค่าใช้จ่ายได้ โดยจัดทำขึ้นจากธุรกิจของเรา เพียงแต่ว่าต้องมีหลักฐานที่ระบุได้ชัดเจนว่าผู้รับเงินคือใคร (ลายเซ็นและบัตรประชาชน) และส่วนใหญ่มักจะใช้ในกรณีที่ผู้รับเงินเป็นบุคคลธรรมดาครับ

3. ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ซึ่งเป็นเอกสารภายในกิจการ จัดทำโดยพนักงานที่เอามาเบิกจ่ายและมีการอนุมัติโดยผู้ที่เกี่ยวข้อง อันนี้ก็เป็นหลักฐานที่จัดทำขึ้นภายในเหมือนกัน แต่เบิกจ่ายเองโดยคนใน ไม่มีหลักฐานที่ได้รับจากบุคคลภายนอก ซึ่งตรงนี้แหละครับที่เป็นประเด็นเพิ่มขึ้นมา เพราะกรมสรรพากรเขียนระบุไว้ชัดในคู่มือเลยว่า ใช้ในกรณีกิจการจ่ายเงินค่าซื้อสินค้าหรือบริการ “เบ็ดเตล็ด” ซึ่งแปลว่า “จำนวนน้อย” นั่นเองครับ แต่กลับมีหลายคนเอาไปใช้และแนะนำว่าสามารถใช้เอกสารฉบับนี้แทนได้ทุกกรณีซะงั้น ซึ่งตรงนี้ทำให้ใครหลายคนเข้าใจผิด และกลายเป็นปัญหาเมื่อถูกตรวจสอบครับ เพราะบางครั้งยอดรายจ่ายๆที่ต้องการพิสูจน์ผู้รับให้ชัดเจน ซึ่งกรณีของ ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน จะถือว่าไม่เพียงพอจะพิสูจน์ว่าเป็นรายจ่ายของธุรกิจได้ และท้ายที่สุดกลายเป็นว่าต้องเสียภาษีเพิ่มโดยที่ไม่จำเป็น จากความเข้าใจผิดที่ว่ามาทั้งหมดนี้

ดังนั้นจากแนวทางทั้งหมดตามคู่มือของกรมสรรพากร ผมมองว่าเป็นสิ่งที่ดีที่ช่วยให้เรากำหนดทิศทางการจัดทำเอกสารหลักฐานการจ่ายได้อย่างถูกต้องมากขึ้น แต่อาจจะยังไม่พอสำหรับกรณีที่ผู้ขายสินค้าหรือให้บริการไม่ต้องการออกเอกสารให้กับเราจริงๆ อยู่ดี

แบบนี้จะทำยังไง ถึงจะเป็นรายจ่ายได้จริงๆเสียทีล่ะ

จากประสบการณ์ของพรี่หนอม พบว่าองค์ประกอบสำคัญที่จะช่วยให้สามารถเป็นรายจ่ายที่สรรพากรยอมรับได้นั้น มีอยู่ 3 องค์ประกอบที่สำคัญดังนี้ครับ

1. ชี้แจงได้ว่า จ่ายให้ใคร (ผู้รับ) และใช้วิธีไหน (การจ่ายผ่านธนาคาร โอนเงิน หรือ เช็คจะน่าเชื่อถือกว่าเงินสด)

2. จ่ายถูกต้อง หักภาษีไว้ไหม เป็นประเด็นแฝง คือ เงินที่จ่ายครบถhวนถูกต้อง และผู้จ่ายได้หักภาษี ณ ทีจ่ายไว้ไหมตามหน้าที่ที่กฎหมายกำหนด (ในกรณีที่ต้องมีการหักภาษี ณ ที่จ่ายไว้)

3. หลักฐานพิสูจน์การจ่าย ต้องหามาให้ได้ เพื่อพิสูจน์การได้รับเงินและจ่ายเงินจริงครับ

โดยคำสำคัญตรงนี้คือ หลักฐานพิสูจน์การจ่าย นั่นเองครับ ว่าหลักฐานแบบไหนล่ะที่จะเรียกว่าเป็นการพิสูจน์การจ่ายได้ ซึ่งจากการค้นคว้าข้อมูลเพิ่มเติมของผม พบว่ากรมสรรพากรได้ตอบข้อหารือไว้ในแนวทางเดียวกันตามนี้ครับ

• ข้อหารือ กค 0706/4259 กรณีโอนเงินเข้าบัญชีธนาคาร กรมสรรพากรตอบไว้ว่า หากแบบฟอร์มการโอนเงินเข้าบัญชีเจ้าหนี้แต่ละรายของธนาคารมีหลักฐานที่สามารถพิสูจน์ได้ว่าใครเป็นผู้รับและเป็นการชำระหนี้ที่เกิดจากการประกอบกิจการหรือเนื่องจากการประกอบกิจการที่กระทำในรอบระยะเวลาบัญชี บริษัทฯ มีสิทธินำแบบฟอร์มนั้นมาเป็นหลักฐานการจ่ายเงินในการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลได้
• ข้อหารือ กค 0706/2373 กรณีรับเงินที่อยู่ไม่ตรงใบเสร็จ กรมสรรพากรได้ตอบไว้ว่า ใบเสร็จรับเงินในชื่อบริษัทฯ แต่ที่อยู่ระบุสถานที่ตั้งโครงการซึ่งมิใช่สถานประกอบการของบริษัทฯ หากมีหลักฐานพิสูจน์ได้ว่าบริษัทฯ ได้จ่ายเงินจำนวนดังกล่าวไปจริง บริษัทฯ มีสิทธิถือเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิ
• ข้อหารือ กค 0706/8709 กรณีไม่ออกหลักฐานการรับเงิน หากธนาคารผู้รับเงินไม่ออกหลักฐานการรับเงินดังกล่าวให้ เจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิรับเงินอาจทำหลักฐานการจ่ายเงิน เช่น ใบสำคัญจ่าย ระบุชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร วันเดือนปี จำนวนเงิน รายการที่จ่ายและให้ธนาคารผู้รับเงินลงชื่อรับไว้ เพื่อเป็นหลักฐานในการหักเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิ

ดังนั้นจากข้อหารือทั้ง 3 ที่ว่ามา จะเห็นได้ชัดเจนเลยว่า จุดประสงค์หลักยังอยู่ที่การพิสูจน์ผู้รับ ซึ่งหลักฐานการพิสูจน์นั้น เป็นไปในทิศทางเดียวกับที่ผมสันนิษฐานไว้ ไม่ว่าจะเป็นการโอนเข้าบัญชีธนาคาร (โดยคนรับเงินต้องเป็นคนที่เกี่ยวข้องจริงๆ) หรือมีการออกเอกสารที่ระบุได้ว่าผู้รับเงินมีตัวตนจริง แม้ว่าที่อยู่จะไม่ถูกต้องแต่ก็ยังพิสูจน์ได้เช่นเดียวกัน

แต่อย่างไรก็ดี (อีกแล้ว) ขออนุญาตอธิบายเพิ่มเติมอีกทีนะครับว่า ข้อหารือไม่ถือเป็นกฎหมาย แต่เป็นแนวทางการตอบเฉยๆ ดังนั้นหากนำไปใช้อ้างอิงกับทางกรมสรรพากรจริงๆ อย่างน้อยควรจะมั่นใจในข้อเท็จจริงการพิสูจน์ผู้รับของเราอยู่ดีนะครับ

สิ่งที่ผู้ซื้อควรทำ คือ การสร้างบรรทัดฐานใหม่
ไม่ให้เอกสารหลักฐานการซื้อ = ไม่ซื้อจ้า

ท้ายที่สุดแล้ว จะเห็นว่าการพิสูจน์รายจ่ายตรงนี้ยังมีความคลุมเครืออยู่บ้างเล็กน้อย แต่กลับถูกผลักภาระให้เป็นหน้าที่ของทางผู้ซื้อที่ต้องพิสูจน์ต่อไป แต่ในความคิดเห็นของผมแล้ว การแก้ไขปัญหาระยะยาวนั้น ผมมองว่า เราควรที่จะช่วยกันสร้างบรรทัดฐานใหม่ให้กับสังคมไทยโดยการทำตัวให้ชินกับการออกหลักฐานควบคู่การซื้อทุกครั้ง มันอาจจะช่วยเปลี่ยนแปลงเรื่องนี้ในระยะยาวได้ในที่สุดครับ

ถึงแม้ว่าวันนั้นจะมาช้า แต่ว่าพรี่หนอมยังรออย่างมีความหวังครับ :)